Prepare un protocolo frente a impagados

Prepare un protocolo frente a impagados
Debido al contexto de crisis económica actual, puede que en los próximos meses se produzcan impagados. Para no perder oportunidades de cobro o recuperación parcial del crédito, prepare un protocolo de actuación...

 

Reclamación

Para que prospere una reclamación de deuda, además de estar bien fundamentada, es importante –entre otros aspectos– dirigirla a la persona adecuada y valorar las posibilidades de cobro antes de incurrir en gastos. Por ello, ante un impago es mejor no ser impulsivo y actuar de forma ordenada. Así podrá asegurarse de que cada paso que dé le sirva para tener más garantías de cobro. Vea cómo elaborar un protocolo frente a impagados.

Ante todo, orden

Documentación

El primer paso, antes incluso de que se produzca el impagado, es llevar un estricto orden en su documentación, tanto la que elabora usted (facturas, albaranes...) como la que recibe de clientes y proveedores (encargos, presupuestos...). Toda la documentación debe estar correctamente archivada para que pueda accederse a ella de forma fácil y rápida.

No se precipite

Si la deuda está clara, puede tener la tentación de iniciar un monitorio, ya que no requiere abogado ni procurador. Sin embargo, en caso de que el deudor se oponga, el proceso se convertirá automáticamente en uno “normal” y, si no tiene bien preparada la reclamación y las pruebas, puede no salirle como espera. Por tanto, mejor vaya paso a paso.

Puntos básicos del protocolo

Informe a sus trabajadores que ante cualquier impagado se activará automáticamente el protocolo y que deberán seguir uno por uno los pasos que se indican en él.

Paso 1: pruebas

Asegúrese de disponer de toda la documentación que justifica la deuda, haga un listado de las personas que puedan corroborarla (por ejemplo, el transportista que entregó la mercancía) y analícela para confirmar que es correcta y que no hay errores que deba corregir. Por ejemplo, asegúrese de los siguientes puntos:

  • Que la factura impagada es la definitiva y no una proforma, en cuyo caso habrá que emitir y enviar la definitiva.
  • Que tiene el albarán correctamente cumplimentado y firmado por el receptor.
  • Que no existen quejas del cliente sobre la mercancía o devoluciones. Si las hay, conserve los e-mails con el cliente que acreditan que respondió a esas quejas. De lo contrario, podría oponerse a su reclamación afirmando que usted no subsanó las deficiencias o no aclaró sus dudas.

Paso 2: análisis del deudor

Confirme la solvencia del deudor para valorar la viabilidad de una reclamación verificando que no haya presentado concurso de acreedores o con un informe de solvencia.

Paso 3: reclamación previa

Establezca unas reclamaciones previas “amistosas”. Por ejemplo, primero un e-mail y después un burofax, como forma de reclamación fehaciente, dando la oportunidad de solucionar el impagado. Si nada funciona, elabore un dossier con toda la documentación y remítala a su asesoría jurídica para su reclamación judicial.

Paso 4: recuperación fiscal

En paralelo, desde el primer momento del impago, avise a su asesoría para recuperar el IVA y el Impuesto sobre Sociedades de las facturas impagadas.

Guarde toda la documentación que justifique sus transacciones comerciales, archívela siempre del mismo modo para poder recuperarla y, en caso de impago, siga paso a paso el protocolo para asegurar las máximas posibilidades de cobro.

Si necesita ayuda con este tema solo tiene que contactar con Paneque Asesores y le ayudaremos en todo momento. Puede ponerse en contacto en el teléfono (+34) 952 22 67 47

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