Cambios en la normativa de Protección de Datos

Cambios en la normativa de Protección de Datos
Si su negocio contrata a un tercero con la finalidad de que le preste un servicio en el que es preciso acceder a datos personales, será obligatorio que firmen un contrato por escrito. Además, en esta materia hay que tener en cuenta que existen cambios que hay que aplicar a partir del próximo 25 de mayo.

Documentos relacionados con la Protección de Datos

A continuación, encontrará una serie de enlaces que muestran documentos relacionados con la normativa de Protección de Datos:

 Modelo de contrato entre responsable y encargado publicado por la AEPD [Modelo] 

Enlace a las directrices para la elaboración de contratos entre responsables y encargados del tratamiento publicadas por la Agencia Española de Protección de Datos [Weblink]

 Relación de las menciones que a partir de ahora hay que incluir en él [Texto] 

Servicios con acceso a datos

Datos personales. La normativa protege los datos personales, es decir, cualquier información que identifica o hace posible la identificación de una persona física, como su nombre y apellidos, DNI, etc. Respecto a ello, se establecen una serie de obligaciones que su empresa debe cumplir cuando obtenga y trate datos personales. ¡Atención!
  • Una de estas obligaciones se aplicará cuando usted contrate a un tercero con la finalidad de que le preste un servicio o alguna actividad para la cual es necesario acceder a datos personales que tiene su empresa.
  • Estos casos suceden muy frecuentemente. Por ejemplo, cuando contrata a una gestoría para que confeccione las nóminas de sus empleados, o a una empresa de informática para que se encargue del mantenimiento de sus ordenadores. En este caso, se estará trabajando con datos personales.

  • Contrato. En estos casos, su empresa será la “responsable” del tratamiento de los datos, y el tercero que accede a éstos para prestarle el servicio es el “encargado” de su tratamiento. ¡Atención!  Hasta el momento, era obligatorio que ambas partes suscriban un acuerdo de protección de datos. Pero a partir del 25 de mayo, se aplica un nuevo reglamento europeo que introduce ciertas modificaciones.

    ¿Qué obligaciones tiene según el nuevo Reglamento?

    Reglamento. Lo primero que debe hacer es elegir a encargados que ofrezcan garantías de cumplir la normativa de protección de datos¡Atención!  Dado que aún no existe una certificación o código de conducta para acreditar este extremo, exija que se comprometa (en el contrato indicado) a cumplir el nuevo reglamento, pidiéndole además un documento firmado por el asesor que le lleve estos temas conforme cumple esta normativa.
     
    Contenido. A partir del 25 de mayo también hay cambios con relación al contenido del contrato a firmar en estos casos. Apunte.  En dicho contrato (que debe constar por escrito) se indicará, entre otros:
  • Que los datos sólo se tratarán conforme a las instrucciones dadas por el responsable del fichero o del tratamiento, no utilizándose para un fin distinto al establecido en el contrato.
  • Que los datos no serán comunicados, ni para su conservación, a otras personas, y que quienes los traten respetarán su confidencialidad. También se debe establecer qué medidas de seguridad debe poner en marcha el encargado.
  • Contratos firmados

    Contrato. Si contrata a un tercero para que le preste un servicio. Un servicio que implique acceso a datos, firme este contrato según las exigencias de la nueva normativa. ¡Atención!  Respecto a los contratos que ya tenga firmados:
  • El proyecto de nueva ley española de protección de datos (que está previsto que entre en vigor antes del 25 de mayo) establece que los contratos firmados antes del 25 de mayo seguirán vigentes hasta su vencimiento; y si el contrato es de duración indefinida (como sucede en muchos casos), hasta mayo del año 2022.
  • No obstante, es aconsejable que adapte ya dichos contratos a las nuevas exigencias (firmando un nuevo contrato o un anexo que recoja los cambios indicados).
  • Sólo puede contratar a empresas que ofrezcan garantías de cumplir la normativa de protección de datos. Además, a partir de ahora se modifica el contenido que deben tener estos contratos. Téngalo en cuenta...
     
    Para más información o aclaración Contacta con  Paneque Asesores.
     
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