Si un cliente no paga una factura y después se llega a un acuerdo por el cual acaba pagando sólo una parte, deben controlarse diversos aspectos contables y fiscales que te explicamos a continuación.
A diario, en las relaciones comerciales, es normal que ocurran pequeñas incidencias sobre la calidad de una mercancía o un servicio. También es normal acordar reducciones del importe inicialmente facturado, para solventar las incidencias. Sin embargo, a efectos contables y fiscales estas situaciones comunes pueden dar lugar a errores.
Aspectos contables: factura rectificativa y contabilización
Cuando hay una nueva deuda, el proveedor tiene que emitir una factura nueva rectificativa para documentarla. Esta factura puede emitirse de dos formas:
- Reflejar solo el importe de la rectificación.
- Emitir una factura por el nuevo importe, indicando que había una inicial y que esta es rectificativa.
La contabilización de la nueva suma a cobrar será fácil: hay que reducir el importe pendiente de cobro y después, al cobrar a posteriori, computar la entrada de tesorería.
Si en alguna ocasión anterior –y como consecuencia de la recepción del impagado– la empresa contabilizó un gasto por deterioro de clientes, tendrá que eliminar también la provisión que ha hecho, con contrapartida en la cuenta de ingresos por “reversión de deterioros”.
Aspectos fiscales: impuesto sobre sociedades e IVA
Ya hemos explicado que el seguimiento contable de la recuperación es fácil. Pero también debe controlarse la fiscalidad: si la empresa contabilizó un deterioro cuando percibió el impagado, se debe verificar si dicho gasto fue o no deducible, y actuar en consecuencia.
Dado que el seguimiento de los ajustes puede resultar difícil lo mejor es actuar así:
- Al realizar el impuesto de cada año, hacer un ajuste extracontable que anule el que se hizo el año anterior.
- Después, analizar los impagados que quedan por pagar a 31 de diciembre y hacer un ajuste positivo por aquellos que se puedan deducir.
Por último, hay que analizar qué pasó con el IVA de la factura impagada. Es importante saber que cuando un cliente no paga, Hacienda permite al acreedor recuperar el IVA ingresado y no cobrado, siempre haciendo los trámites legales.
Después de hacer estos trámites, el proveedor habrá recuperado el IVA, y el cliente tendrá que pagar solo el principal.
Sin embargo, hay que diferenciar cuando el cliente es particular y cuando es un ente público. Aquí, el destinatario no hace declaraciones cada cierto tiempo de IVA, y la rectificación hecha por el acreedor no habrá tenido como contrapartida el ingreso del IVA por parte del deudor. De esta forma, si el cliente paga después, el acreedor tendrá que hacer una nueva factura rectificativa con IVA por el importe que reciba.
Si el impagado fue deducido como gasto en el Impuesto sobre Sociedades y si se hicieron los trámites para recuperar el IVA, haz un seguimiento especial del recobro y evita posibles errores en tus impuestos.
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