Gastos no computados y olvidos contables

Gastos no computados y olvidos contables
Cuando se cierren las cuentas anuales, pueden detectarse errores contables o partidas no contabilizadas. Te contamos qué hacer si, por ejemplo, detectas que en años pasados no computaste un gasto o la amortización de algún activo.

 

Documentos de interés

Resolución TEAC de 14 de febrero de 2019

Sentencia del Tribunal Supremo de 5 de octubre de 2012

Resolución TEAC de 21 de marzo de 2013

Nota AEAT 4/13 de 30 de abril de 2013

Imputación temporal

Principios generales

La normativa fiscal ordena que los ingresos y gastos tienen que imputarse en el ejercicio de devengo. Sin embargo, si los ingresos se contabilizan en un ejercicio previo al de devengo o los gastos en un ejercicio posterior, también cabe la posibilidad de que se imputen fiscalmente en el ejercicio de contabilización, cuando de ello no se derive una tributación menor a la que hubiese resultado de haberse aplicado el criterio correcto.

Ejemplo 1. No se pueden contabilizar y deducir ahora gastos de ejercicios prescritos. Siguiendo el criterio del devengo no se podrían deducir, por lo que deducirlos ahora supondría la tributación inferior que la normativa fiscal prohíbe.

Ejemplo 2. Tampoco pueden deducirse gastos si, debido a la demora en la contabilización, se consigue una tributación menor a la derivada de la contabilización en el ejercicio correcto. Imagina una empresa que, por un futuro aumento de tipos, “traslada” gastos a un ejercicio posterior para disminuir el beneficio que obtiene cuando la tributación es más alta.

Esto puede pasar en las empresas nuevas, que tributan a un tipo reducido en el primer ejercicio en el que obtienen una base positiva y en el siguiente.

Amortizaciones no contabilizadas

Una de las situaciones más comunes en la que los gastos se dejan de contabilizar se da con las amortizaciones. Éstas tienen que contabilizarse en el ejercicio en el que se devengan: si se contabilizan en un ejercicio posterior, podrán deducirse asimismo en ese momento cuando eso no provoque una tributación más baja.

Sin embargo, las amortizaciones omitidas que se pueden “recuperar” en años posteriores tienen ciertos límites que son:

  • Sólo se podrá deducir la amortización mínima que debería haberse computado en el ejercicio anterior. Si en ese ejercicio la empresa ya aplicó la amortización mínima según tablas, no podrá computar ahora la amortización máxima y deducir la diferencia.
  • Solamente se podrán contabilizar y deducir amortizaciones “olvidadas” en caso de que la amortización correspondiente al ejercicio en el que se contabilizan es la máxima posible.

La amortización del año tendrá que ser la que se derive del coeficiente máximo según las tablas oficiales, y después ya se podrá contabilizar la amortización que se olvidó, por el coeficiente mínimo anual aplicable en su momento.

Ejemplo 3. El 1 de enero del año 2018 una empresa compró una furgoneta por 20.000 euros. Según tablas, el coeficiente máximo de amortización es del 16% anual, y el mínimo del 7,14%. Si en los años 2018 y 2019 no contabilizó ninguna amortización, en el cierre de 2020:

  • Podrá contabilizar la amortización de 2020 por una cantidad de 3.200 euros.
  • Podrá contabilizar también la amortización de 2018 y 2019, pero por el coeficiente mínimo anual [1.428 euros cada año (20.000 x 7,14%); 2.856 euros en total].
  • La suma total (6.056 euros) se podrá deducir en su declaración del Impuesto sobre Sociedades.

Si la empresa es pequeña y el activo comprado puede acogerse al incentivo de la amortización doble por ajuste extracontable, se pensará que dicho incentivo sólo se podrá aplicar sobre la amortización correspondiente a 2020.

Hacienda asume que la aplicación de los incentivos fiscales es una posibilidad que tiene que ejercerse en el ejercicio correspondiente, por lo que la amortización doble no aplicada en 2018 y 2019 no se podrá recuperar en 2020.

Contabilización

Si al cerrar las cuentas te percatas de que en años anteriores dejaste de contabilizar algún gasto, no tendrás que contabilizarlo en la cuenta de pérdidas y ganancias:

  • Como es una partida procedente de ejercicios anteriores, deberás cargarla directamente contra una cuenta de reservas.
  • La deducción fiscal del gasto se hará a través de un ajuste extracontable negativo en la declaración del Impuesto sobre Sociedades.
En estas situaciones es bueno comprobar que el tipo impositivo aplicable en el ejercicio en el que tuvo que computar el gasto sea igual al que va a aplicar ahora. Si el tipo actual es menor, hacer el ajuste conllevará un ahorro menor al que se hubiese conseguido de haber contabilizado el gasto en el ejercicio correcto.

El caso contrario–que el tipo actual sea mayor– sí que puede darse en caso de empresas nuevas. Estas empresas tributan al tipo del 15% en el primer ejercicio en el que obtienen bases positivas y en el posterior.

Si el tipo actual es mayor, Hacienda no permite que un error contable pueda llevar a una tributación menor a la derivada de la tributación correcta:

  • En esta situación, la solución ortodoxa no es hacer un ajuste extracontable, sino rectificar la declaración del ejercicio del devengo y pedir la devolución correspondiente.
  • Si Hacienda no permite la rectificación diciendo que el gasto no estaba contabilizado, puedes decir que la ley no especifica en qué ejercicio tiene que hacerse la contabilización, y que en el momento de pedir la rectificación ésta ya se ha hecho. Denegar la devolución significaría, además, un enriquecimiento injusto a favor de Hacienda, al no estar prescrito el ejercicio en cuestión.

Sin embargo, también puede computar el ajuste ahora por una cantidad que suponga un ahorro impositivo similar al que se hubiese conseguido de deducir el gasto en el ejercicio del devengo.

Por ejemplo, si el gasto es de 10.000 euros y se devengó en 2017, el ajuste a computar en el año 2020 sería de 6.000 euros: (10.000 x 0,15) / 0,25. De esta forma, el ahorro sería de solamente 1.500 euros, como en 2017 (6.000 x 0,25 = 10.000 x 0,15).

“Olvidos contables"

Ingresos no declarados

En otros casos los olvidos de años anteriores no son olvidos en realidad, sino “errores contables” usados para ocultar ingresos. Por ejemplo: una empresa hace una venta sin IVA, pero usa el dinero para pagar una factura oficial y tiene que contabilizar la entrada de fondos. Así, en vez de dar la contrapartida como ingreso, contabiliza una deuda que no es real y que después permanece en el balance durante años.

Si a la empresa le llega una inspección y no puede acreditar que dicha deuda existe de verdad, Hacienda supondrá que corresponde a rentas no declaradas, y las imputará al período más antiguo de entre los no prescritos.

Para evitar esta situación, la empresa tendrá que dar pruebas que demuestren que las rentas que se le pretenden imputar sí se declararon o que se consiguieron en ejercicios ya prescritos. La manera más simple de acreditarlo es con la contabilidad, facilitando los libros contables debidamente legalizados en el Registro Mercantil dentro de los plazos legales.

Ejemplo 4. Si un proveedor sigue apareciendo en la contabilidad como pendiente de pago, Hacienda supondrá que hay un ingreso no declarado por ese importe y lo imputará al ejercicio más antiguo de entre los no prescritos. Pero si la empresa puede dar pruebas de que el pago se hizo en un ejercicio ya prescrito, evitará la tributación.

Si te das cuenta de que hay gastos o amortizaciones no contabilizados, podrás contabilizarlos y deducirlos ahora, siempre que sean parte de ejercicios no prescritos. En caso de amortizaciones, además, sólo podrás deducir la amortización mínima.

Si quieres saber más información sobre los gastos no computados, contacta con Paneque Asesores, te ayudaremos y asesoraremos en lo que necesites. Puedes contactar con nosotros en el teléfono (+34) 952 22 67 47 o en el correo .

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