Contabilidad: ¿Cómo realizar el inventario de existencias?

Contabilidad: ¿Cómo realizar el inventario de existencias?
La mayoría de empresas realizan un recuento de existencias físicas a final de año, contabilizando los posibles deterioros por obsolescencia, o dando de baja mercancías que han sido objeto de hurto o de pérdida definitiva. Sin embargo, hay que tener en cuenta una serie de cosas para ello:

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En el caso de mercancías obsoletas: Normas contables

Valoración. En materia de existencias, la normativa fiscal asume totalmente los criterios contables. A estos efectos, recuerde que:

  • Las mercancías “intercambiables entre sí” (es decir, las que no son identificables unitariamente, como pueden ser los zapatos, el material de construcción, bobinas de acero, etc.), se valorarán por el coste medio o por el precio medio ponderado, aunque también será válido valorarlas por el sistema FIFO ( first in, first out).
  • Los productos “no intercambiables” (es decir, aquellos que unitariamente son identificables, como pueden ser los inmuebles, los vehículos de un concesionario, los muebles de una tienda de antigüedades, etc.), deben valorarse de forma individual según el precio de adquisición o según el coste de producción de cada uno.
  • Deterioro. No obstante, en caso de que, al cierre de ejercicio, el valor neto realizable de las existencias (indiferentemente de si son o no intercambiables), sea inferior al valor por el que éstas han sido contabilizadas, deberá computarse una pérdida por deterioro, según lo establecido en PGC, N.V. 10.2.

    Estimación. El problema es que ese valor realizable será estimado, por lo que si su empresa contabiliza una pérdida por deterioro, Hacienda puede discutir su existencia. Con la finalidad de evitar discusiones con la Inspección, lo mejor será considerar que el valor realizable será el precio que se le aplique a la primera venta posterior al cierre.

    Fórmulas genéricas. Algunas empresas con muchas referencias diferentes en su almacén, se encuentran con grandes dificultades para calcular el valor de realización de cada una de ellas. En este caso, se utilizarán fórmulas genéricas, las cuales servirán para calcular posibles deterioros.

    Un ejemplo: Si el cociente entre las unidades vendidas en el año y las unidades en stock al cierre del ejercicio es superior a 1, no computan deterioro.

  • Si dicho cociente está entre 0,5 y 1, estiman un deterioro del 50% del valor contable.
  • Y si dicho cociente es inferior a 0,5, estiman un deterioro del 100%.
  • No es válido. Aunque con fórmulas como la indicada arriba, se refleje un valor de mercado muy aproximado (según la experiencia), Hacienda discutirá el deterioro contabilizado. Esta forma de cálculo no asegura que el valor contable de las existencias tras el deterioro sea igual a su valor de realización. De ahí, que a consecuencia de dicho deterioro por baja rotación, reflejando la primera venta un valor contable diferente, Hacienda ajustará el deterioro que haya sido contabilizado, aunque esa venta haya tenido lugar meses antes del cierre.

    Pero, ¿Qué sucede si las da de baja por destrucción?

    Ni como saldo. También puede ocurrir que las existencias se hayan deteriorado y, que como consecuencia, no puedan venderse ni como saldo. Si fuese así, a 31 de diciembre deberá darlas de baja y computar esa pérdida. En todo caso, deberán conservarse evidencias de su destrucción, para no tener problemas con la Inspección.

    Justificación. Se recomienda que el responsable del almacén elabore un informe en el que explique el estado de las mercancías e informe de las razones de su deterioro. A la hora de deshacerse de ellas, lo mejor es que un notario levante acta de la destrucción (también se puede justificar la destrucción con albaranes de entrega a empresas especializadas en la recogida de desechos, siempre que en ellos se incluya una descripción exhaustiva de las mercancías destruidas).

    ¿Qué sucede si se les da de baja por entrega gratuita?

    Donación. También puede darse el caso de que las mercancías que se dan de baja sin contrapartida sean consecuencia de una donación. En ese caso, la empresa donante tiene que tener en cuenta que:

  • Podrá contabilizar como deterioro (y deducirlo fiscalmente) la diferencia entre el valor contable de los bienes que va a donar y su valor de realización en el momento de la donación (siguiendo las reglas de cálculo indicadas en los puntos anteriores).
  • También podrá computar la pérdida derivada de dar de baja el valor contable, una vez computado el deterioro. Pero esa pérdida no será deducible en el Impuesto sobre Sociedades, ya que deriva de una donación [LIS, art. 15.e]. Por tanto, no podrá ahorrarse el 25% de la pérdida como menor pago de impuestos.
  • Si dona los productos a una fundación o a una asociación de utilidad pública, la empresa podrá aplicarse una deducción en la cuota del Impuesto sobre Sociedades del 35% del valor de lo donado. Por tanto, todavía saldrá ganando [Ley 49/2002, art. 20.1].
  • Las entidades receptoras que dan derecho a esta deducción son las reguladas en la Ley 49/2002, de incentivos fiscales al mecenazgo.

    Tenga especial cuidado con el IVA al donar productos

    Al donar los productos, la empresa estará incurriendo en un “autoconsumo de bienes” (autoconsumo que no se dará en el caso de destrucción de las mercancías).
    Por este motivo, y aunque no se cobre nada por la entrega, la empresa deberá ingresar en Hacienda el IVA aplicable sobre la operación, tal y como si hubiese vendido las mercancías.

    En el caso de hurto detectado más tarde

    También puede ocurrir que, a la hora de hacer el inventario, la empresa detecte que algunas mercancías han sido robadas. En este caso, se podrá computar la pérdida por diferencia entre el inventario final y el inicial. Y a efectos de justificar dicha pérdida frente a Hacienda habrá que:

  • Presentar una denuncia ante la policía, cuidando de que queden bien especificadas las mercancías robadas.
  • Si dispone de seguro, dar parte inmediato a la compañía aseguradora. Aunque no llegue a cobrar la indemnización, dicho parte y la denuncia policial serán indicios suficientes para que Hacienda acepte la pérdida computada.
  • Ten siempre en cuenta que deberá guardar evidencias de que las mercancías valen menos que el valor por el que las tiene contabilizadas. Si las va a destruir, entréguelas a una empresa especializada, describiéndolas exhaustivamente en el albarán de entrega.

    Para más información o aclaración, contacta con  Paneque Asesores.

     
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