Facturas en PDF y sin firma digital

Facturas en PDF y sin firma digital
Al contrario de lo que pasaba anteriormente, ahora podemos recibir facturas por email en formato PDF y que sean válidas aunque no tengan una firma digital. Es la última declaración que ha hecho Hacienda sobre este tipo de facturas.

Para conseguir que estas facturas en PDF sean válidas, hay que seguir unos criterios que permitan su validación en el caso en que no lleven la firma digital.

Factura electrónica

Para poder validar una factura electrónica, es necesario que su origen y contenido sean auténticos y que haya una garantía de este hecho. Tradicionalmente, esto se hacía mediante una firma electrónica avanzada, un intercambio online de datos EDI o un sistema similar que estuviese autorizado por Hacienda.

Es muy importante que las facturas electrónicas se expidan de manera correcta porque es la única forma de que el destinatario pueda deducir el IVA. Deben cumplir todas las normativas legales necesarias.
Actualmente, en una consulta, Hacienda ha declarado que las facturas que se reciben por email son válidas y pueden deducir el IVA soportado aunque no lleven una firma digital. Antes, no se podía validar la factura si no tenía esta firma digital, lo que hacía más complicada la transmisión de facturas en PDF a través de correo electrónico. La consulta en la que aparece esta declaración es la de la Dirección General de Tributos DGT V2891-18.

Pista de auditoría

Aunque ya no sea necesaria la firma electrónica, sigue siendo necesario llevar un control que permita la creación de una pista de auditoría que demuestre que esa factura corresponde a la entrega de ciertos bienes o a la prestación de ciertos servicios.
  • Para que el sistema de control sea veraz, tiene que confirmar que hay una conexión entre la factura, la orden de compra, el albarán y la orden de pago.
  • Es necesario que estén juntos el pedido, todos los documentos de transporte y la factura para que la pista de auditoría que mencionábamos anteriormente sean veraces. 
Contacta con Paneque Asesores si quieres más información sobre cómo pasar una factura en PDF por correo electrónico sin que tenga firma digital, y el procedimiento a seguir para validar esa factura. 
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