Quién debe justificar las dietas de los trabajadores

En el caso de las dietas por manutención

Las dietas por manutención debido a desplazamientos por trabajo tienen carácter compensatorio. No tributan en el IRPF ni están sujetas a una retención, siempre que cumpla los siguientes límites:

• Desplazamiento en España: sin pernota sería de 26'67 y con pernota de 53'34.
• Desplazamiento al extranjero: sin pernota sería de 48'08 y con pernota de 91'35.

Ahora bien, en el momento de comprobar las dietas recibidas, muchas veces Hacienda opta por dirigirse al trabajador, de forma que en la gran mayoría de los casos deja al empleado en una situación de indefensión ya que:

• En la mayoría de los casos el trabajador no tiene justificantes que puedan acreditar que las dietas percibidas no tributan, puesto que, al ser un gasto para la empresa, esa justificación queda en poder de la misma.
• De esta forma, y como Hacienda suele ser restrictiva a la hora de valorar los documentos, hace que el trabajador en muchos casos reciba una liquidación de IRPF en la que se considera que las dietas están sujetas a gravamen. Siendo en este caso la única opción para el empleado la de acudir a los tribunales.

¿Quién debe hacer la justificación de las dietas?

Según una sentencia reciente del Tribunal Supremo es la empresa quién debe aportar la documentación necesaria que demuestre la realidad de los desplazamientos que originan las dietas, informando del día y lugar dónde se produjeron, al igual que debe acreditar el motivo laboral.

De esta forma, el empleado solo estará obligado a cumplimentar su declaración aportando certificados expedidos por la empresa. Y en el caso de que la documentación aportada no sea suficiente, Hacienda deberá dirigirse a la empresa para pedir más información.

Por otro lado, está la exigencia de retenciones. Y es que, según este criterio, si la empresa no aporta los justificantes necesarios sobre las dietas, la inspección le exigirá las retenciones dejadas de practicar, y al trabajador le exigirá la diferencia entre lo que aumente la cuota íntegra de su IRPF y las retenciones que se exijan a la empresa.

Para las dietas por locomoción y estancia

En el caso de las dietas por locomoción y estancia, no existen especificaciones a cómo actuar con los gastos de kilometraje por uso de vehículo propio (no sujetos a IRPF hasta el límite de 0,19€/km), ni con el sumatorio de los gastos de transporte público o estancia en hoteles. Sin embargo, el Tribunal Económico-Administrativo hace un apunte:

• Para el trabajador. Éste debe justificar los gastos de transporte público, aparcamiento y alojamiento que la empresa le haya compensado, por lo que debe conservar esos justificantes.
• Para la empresa. Ésta deberá de justificar los gastos de kilometraje, indicando el día y lugar dónde se produjeron, y demostrando que dichos desplazamientos se realizaron por motivos laborales.

Si tienes dudas sobre la justificación de las dietas en los trabajadores, puedes contactar con Paneque Asesores, te ayudaremos y asesoraremos en lo que necesites. Puedes contactar con nosotros en el teléfono (+34) 952 22 67 47 o en el correo .